為什么要裝電話交換機
在本地通訊費用日益高漲的今天，為降低辦公室裝修成本：內部之間的通話可以不通過市話局，使用小號撥號，減少占用市話線路資源，確保外線暢通，減少投資。我們來簡單進行一個數字計算。安裝8條外線50內線分機的交換機。那么交換機的成本（國產：5000--6000元左右，進口13000-15000元左右），同樣如果安裝直線或匯線通，那么它每月的月租和來電顯示費用、功能費用就是50*30元=1500元，年費用為1500*12=18000元。也就是說如果用一年的直線或匯線通，我們就可以安裝進口一臺、國產的兩臺交換機，對于設備少量的維護費用我們還計嗎。
在辦公室裝修中同時就交換機和好處如下介紹：
共享外線資源：避免一個公司不同的員工有不同的電話號碼，給廣告、宣傳、名片印刷造成混亂，避免客戶為辦一件事，要反復撥打多個電話才能完成的尷尬；或幾個辦公桌甚至幾個辦公室共用一部電話，不方便撥打和接聽。安裝了程控交換機，客戶只要撥打公司公共資源，就能找到要找的人，就能一次辦好事情。
提高外線呼入效率，提高商務成功率：安裝電話交換機，為公司每位員工安排一部分機，外線呼入由前臺（或電腦話務員）進行信息處理，并分流至具體員工，是在辦公室裝修設計中應該考慮的，在資源共享的同時，讓外線打入者以最快的速度和要聯系的人聯系上。如果沒有安裝集團電話，告知撥打另一個電話號碼，外線可能呼入好多次都接不通要找的人，那么客戶可能就有流失的風險，使貴公司喪失在第一時間和客戶聯系的機會，而集團電話可以確保客戶一次撥入即可得到完滿的解答，即使在該員工電話占線或暫時離開無人接聽的情況下，也會按照您的要求將來電轉移至另一部電話進行信息前期初步處理。如果有留言系統，客戶還可以對您進行留言。
呼出管理、統計：一般情況下貴單位的電話費用管理只能依靠員工的自覺性，無法杜絕公話私用，煲電話粥的情況。對外線呼出權的合理控制（如：限制呼出撥打聲訊電話等等）也是集團電話的一項重要功能，集團電話可以如實的記錄每部電話呼出號碼的類型、時間長短、話費等；如有需要，還可以給每位員工分配一個隨身密碼，不知道密碼的人無法撥打電話，可如實的反映電話的實際使用情況；不論話費高低，關鍵是看電話的使用情況是否合理。
提升公司形象、提高辦公效率：由于是共享外線號碼資源，故客戶呼入的成功率大大提高，即使在您不在位置或占線的情況下，也可以快捷的為您通知到商務信息，讓客戶在辦公室裝修設計中感覺到方便、規范、舒服，使您在第一時間獲取商務需求資料。
交換機常用功能說明
呼叫轉接：此功能允許處于通話中的一方用戶保留對方，而呼叫第三方，然后將對方轉接到第三方．在轉接之前，該用戶可單獨與第三方商談，也可返回與原對方用戶繼續通話．
呼叫代答：將一組電話編成代答群，代答群內任一話機都可以答群內其它分機。
電話會議：交換機應具有多方高質量會議的功能，該功能在辦公室裝修設計中使用較廣。
音樂保持功能：正在通話的用戶，當有另外來話時，用戶可以保持正在進行的通話，并給對方送音樂，然后接聽第二方來話。
區別振鈴：用戶能夠根據振鈴的聲音判斷是內線用戶，還是外線用戶。
熱線電話：指定的話機用戶只要摘機即可接通預定的被叫。
再振鈴：若遇到中繼線或內部被叫號碼變為空閑時立即得到通知信號，此時交換機將自動重撥被叫的號碼。
主叫號碼/姓名顯示：在交換機內部的呼叫，話機上能顯示主叫者的姓名和主叫號碼。
呼叫前轉 (內線或外線)：用戶在話機上做一定的操作后，系統可將到某個話機的呼叫接到另一指定的話機上，并指示轉移狀態。
遠地呼叫前轉：分機用戶可從遠地打電話來將自己的話機前轉到另一號碼上。
呼叫暫存：允許分機將已接通的電話處于暫存狀態，以及以后從任一分機上接聽此電話。
呼叫等待：呼叫等待功能告知處于通話狀態的分機用戶，有另外一個呼叫正在等待，如想接聽第二個呼叫則將前一通話方置于等待狀態，話機應有指示燈指示通話狀態。
話機置忙：多功能話機用戶對所有來話呼叫示忙，但仍可用該電話打出，話機上應指示置忙狀態。
話音呼叫：配有免提和擴音器功能的主叫按下其話機上預定好的話音呼叫鍵即按通被叫。
縮位撥號：用戶只須撥一位至三位號就可呼叫內線或外線電話。
分機類別指示：話務員能按照分機優先狀況，有選擇地答接內部至話務臺的電話呼叫。
秘書功能：將話機A(老板的話機)置于所有的呼叫均前轉的狀態，來話均轉到話機B(秘書的電話)，在必要時話機B可將來話再轉回話機A(A仍處于前轉狀態)。
電話強插：若遇分機忙，可按下強插鍵，被叫雙方會收到警告音，然后形成三方通話狀態．強插功能在下列情況下使用：主叫方有強插功能；被叫方沒有連選號，也沒有來話等待功能；被叫方不是在進行會議；被 叫雙方都允許警告音．
授權碼：使用者可以通過此功能，在系統內任何一部分機上享受自己的等級限制(如：國內長途、國際長途)，同時電話費用可以記錄在個人頭上。
連接廣播：可通過電話，直接接通廣播設備，在特殊場合可方便地提供大眾通知。
自動撥號：此功能允許用戶按下一個單獨的按鍵即撥一個被叫號碼．數字話機上的可編程鍵可提供用戶隨時存儲和修改電話號碼的功能．
電話交換機/網絡術語解釋
程控交換機 —— 它是將用戶的信息和交換機的控制，維護管理功能預先變成程序存儲到計算機的存儲器內。當交換機工作時，控制部分自動監測用戶的狀態變化和所撥號碼，并根據要求執行程序，從而完成各種交換功能。通常這種交換機屬于全電子型，采用程序控制方式，因此稱為存儲程序控制交換機，或簡稱為程控交換機。
IP —— IP是英文 Internet Protocol的縮寫，意思是“網絡之間互連的協議”，也就是為計算機網絡相互連接進行通信而設計的協議。在辦公室裝修因特網中，它是能使連接到網上的所有計算機網絡實現相互通信的一套規則，規定了計算機在因特網上進行通信時應當遵守的規則。任何廠家生產的計算機系統，只要遵守 IP協議就可以與因特網互連互通。正是因為有了IP協議，因特網才得以迅速發展成為世界上最大的、開放的計算機通信網絡。因此，IP協議也可以叫做“因特網協議”。
CTI —— CTI技術是從傳統的計算機電話集成(Computer Telephony Integration)技術發展而來的，最初是想將計算機技術應用到辦公室裝修電話系統中，能夠自動地對電話中的信令信息進行識別處理，并通過建立有關的話路連接，而向用戶傳送預定的錄音文件、轉接來話等。而到現在，CTI技術已經發展成“計算機電信集成”技術(Computer TelecommunicationIntegration)，即其中的“T”已經發展成 “Telecommunication”，這意味著目前的CTI技術不僅要處理傳統的電話語音，而且要處理包括傳真、電子郵件等其它形式的信息媒體。
中繼線 —— 連接用戶交換機、集團電話、無線尋呼臺、互聯網服務提供商等與本地交換機的電話線路稱為用戶中繼線。中繼線分為模擬中繼線與數字中繼線兩類。
電信網 —— 電信網（telecommunication network）是構成多個用戶相互通信的多個電信系統互連的通信體系，是人類實現遠距離通信的重要基礎設施，利用電纜、無線、光纖或者其它電磁系統，傳送、發射和接收標識、文字、圖象、聲音或者其它信號。電信網由終端設備、傳輸鏈路和交換設備三要素構成，運行時還應輔之以信令系統、通信協議以及相應的運行支撐系統。現在世界各國的通信體系正向數字化的電信網發展，將逐漸代替模擬通信的傳輸和交換，并且向智能化、綜合化的方向發展，但由于電信網具有全程網互通的性質，已有的電信網不能同時更新，因此，電信網的發展是一個逐步的過程。
VoIP —— VoIP(Voice over Internet Protocol)是指將模擬的聲音訊號經過壓縮與封包之后，以數據封包的形式在IP 網絡的環境進行語音訊號的傳輸，通俗來說也就是互聯網電話、網絡電話或者簡稱IP電話的意思。VoIP的基本原理是：通過語音的壓縮算法對語音數據編碼進行壓縮處理，然后把這些語音數據按 TCP/IP 標準進行打包，經過 IP 網絡把數據包送至接收地，再把這些語音數據包串起來，經過解壓處理后，恢復成原來的語音信號，從而達到由互聯網傳送語音的目的。VoIP技術是目前互聯網應用領域的一個熱門話題，成為2006年全球互聯網與電子商務十大趨勢之一。
數字分機是字分機程控交換機的重要參數指標，就是最大可以擴充到多少數字分機，也即能夠提供給單位內部使用數字分機（專用話機）的個數。 在外線容量一定的情況下，支持的數字分機越多，說明程控交換機的容量越大，提供的服務越多。
IP電話功能
通常我們的電話交換分為：電路交換和分組交換。傳統的電信網絡就是電路交換，每個電話確實分配了一條64K的線路用于通話。分組交換就是分組打包交換，把語音分別打成不同的數據包，通過不同的線路送到目的地，然后解包。分組交換只占用8K的帶寬，而電路交換要占用64K的線路，所以節省了帶寬和成本。我們平常用的IP電話就是分組交換，是一種不同于以前電信傳統網絡的交換方式。有的交換機并不支持IP電話功能，只有分組交換才支持IP電話。
交換機只要有了IP電話功能才可以實現CTI（Computer Telephony Integration）計算機電話功能，也即把電話、電腦集成到一個網絡中去。
分機等級限撥
分機等級限撥就是交換機可以限制分機撥打電話的權限的個數，比如分為：國際長途、國內長途、市話、內線電話等等，其中又可以限制某個分機可以撥某個地方的電話，不可以撥某個地方的電話，可以撥某些特服的號碼，不可以撥某些特服的號碼等等。 分機等級限撥由專用話機來設定，并存到交換機的參數里面。分機等機限撥基本的是5級，具體的限撥又可以根據客戶的需求分別設定。
撥號模式
撥號模式指的是集團電話采用的兩種撥號模式：音頻撥號（DTMF）和脈沖撥號（Pulse）。音頻撥號就是用大小不一的波幅來表示不一樣的數字，而脈沖撥號是用不一樣數量的脈沖個數來表示不一樣的撥的數字。音頻撥號比脈沖撥號速度要快，因此現在集團電話普遍的采用的是音頻撥號，而非脈沖撥號。選音頻撥號或脈沖撥號要根據本地交換機來選擇。
分機總容量
分機總容量是集團電話的重要參數指標，就是最大可以擴充到多少分機（模似分機與數字分機之和），也即能夠提供給單位內部使用電話機的個數，在外線容量一定的情況下，支持的分機越多，說明交換機的容量越大，提供的服務越多。
外線容量
外線容量作為集團電話的重要參數指標，指的是最大可以擴充到多少外線，也即這個交換機能夠從外接入的直撥電話的數量（模擬），數量越多，則出現占線的幾率越小，允許同時通話的人數就越多。對于一般公司來說如果電話量不是特別大的話，可以按照1：10的比例來安排內外線的比例，當然也可以更高（1：10表示外線：內部分機，如果公司有8條外線的話，可以安排80部分機）。一般來說一流交換機的壽命會在30-50年，因此在辦公室裝修選擇集團電話的時候，除了考慮當前的需要，一般會留有15%的后備容量，以便應付企業規模擴大或處理故障。
外線的種類很多，大體可以分為模擬中繼線和數字中繼線。其中數字中繼線又分為PRI（30B+D、23B+D）、E1、T1、ISDN。
