影響畫面質量的一大因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調，這兩種顏色對人體將產生“反光”及“奪光”的不良效應。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調較為適宜，如墻壁四周米黃色，淺綠，桌椅淺咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。對攝像背景（被攝人物背后的墻）不宜掛有山水畫等景物，否則將增加攝像對象的信息量，不利于圖像質量的提高。
從觀看效果來看，監視器的布局常放置在相對于與會者中心的位置，距地高度大約一米，人與監視器的距離大約為屏幕的6倍高度。對小型會議室（約10人）只需采用29#至34#的監視器即可，或者大會議室中的某一局部區采用；大型會議室應以投影電視機為主，都采用背投式，可在60#至100#之間酌情選擇，以100#為例，其尺寸為：寬2150毫米、高2880毫米、深200毫米，最好置于會議室最前面正對人的地方。
視頻會議室方案功能模塊
音頻：會議室音響系統全部通過MEDIA MATRIX（媒體矩陣）主機進行統一編程控制。
視頻及監控：使用多套視頻系統增加各會議室的多媒體功能：設計1套3800流明高亮度投影機、1套一體化全方位攝像機進行視頻顯示和監控、節目錄制保存等。
會議討論：每個會議室設計一套流動式的會議系統、可以滿足會議室語言會議的要求。
房間自動化控制：所有系統全部通過AMX自動化控制系統進行集中控制，并且除控制以上音頻、視頻、燈光、會議等系統外，更對每一個會議室的環境燈光、窗簾、空調等進行。
集中控制：每一會議室根據情況分別設計了有線操作觸摸屏或紅外無線觸摸屏。
會議討論發言系統
壓倒模式：
系統中只有一名與會者可以發言，任何時候有代表請求發言都將會中斷前者的講話而發表自己的意見。主席有權中斷發言者的發言。
討論模式：
該模式可設定1-4個人同時具有發言權，即最多允許四個代表話筒同時打開，超過設定人數的請求將會被拒絕，即使按下話筒鍵亦不能打開話筒
討論模式：
該模式與以上模式基本相同，但當打開話筒的代表30秒內不發言，話筒即自行關閉。主席話筒將不受以上各種模式的限制，即主席話筒可以隨時打開或關閉。
